 |
|
|
Írásom ötletét Aidan Duane és Pat Finnegan a HP írországi leányvállalatánál korábban végzett egyedülálló kutatásának publikációja adta (a címet pedig a kora ’80-as évek egyik avantgarde együttese). A vizsgálat tárgya kifejezetten az Intranet - a vállalat szereplői által befolyásolt - működtetési mechanizmusa. Mivel ezen a területen még sok a fehér folt, azt gondolom érdemes a „felhatalmazás-ellenőrzés” kérdéskörét kiemelni a tanulmányból.
A modern vállalkozások működésében az Intranet technológiák alkalmazása már a ’90-es évek közepén (vezető IT vállalatoknál már a ’90-es évek elején) kiemelkedő szerepet töltött be. A technológiai fejlődés általában a használat, a továbbfejlesztés és a működtetés fokozott ellenőrzését vonja maga után. A technikai akadályok nagy része már megoldódott; a kihívás már nem itt jelentkezik, hanem az intranetes környezet hatékony működtetésében.
Az ír kutatók előtt már mások is (pl. Simons: „Balancing Empowement and Control”, Nelson és Todd: „Web Related Management Control Activities”) rámutattak arra, hogy a hatékony menedzseri hozzáállás úgy képes a cég belső fejlődését ellenőrizni, hogy észrevétlenül segíti a növekedést. Ez vonatkozik az Intranet működtetésére is: bátorítja az Intranet használóit a tartalom bővítésére, önmenedzselésére. Az ellenőrzést olyan korlátok beépítésével oldják meg, hogy a felhasználók úgy érezzék, többfajta lehetőség közül választhatnak: az információ haladását (az előállítás és a befogadás között) is befolyásolhatják. A döntéshozatali szinteket „lejjebb tolva” sokkal fogékonyabb szervezeti kommunikáció valósítható meg. A megfelelően kontrollált szervezeti kommunikációt a kutatók az alábbi modell szerint tartják fenntarthatónak:
 | | | - A felhasználókkal meg kell értetni az Intranet alapvető célját és feladatát - (dokumentum: "Intranet célok")
- A felhasználóknak olyan típusú szabadságot kell adni, melynek keretén belül elfogadják a korlátokat, de a kezdeményezési hajlandóságuk nem csorbul - (dokumentum: "Intranet előírások")
- A túlzott standardizálás ne növelje sem a technológiai sem a tartalmi korlátokat. Inkább a tartalmat kell egységesíteni és nem az eszközöket, melyekkel a tartalmakat előállítják - (dokumentum: "Intranet standardok")
- A több szabadság még nem jelenti az ellenőrzés teljes feladását, de azt igen, hogy mi marad kontroll alatt. A felhasználók legyenek felelősek a tartalomért és a megvalósításért, figyelembe véve az előző három pontban leírtakat - (dokumentum: "Intranet Ellenőrzési Rendszer")
- Kisebb kontrollal mindig nagyobb felelősséget adunk a felhasználók kezébe. Célszerű anyagi vagy egyéb formában a hozzájárulásukat támogatni.
- Az ellenőrzött működtetési területek inkább a hatékony eszköz felhasználást és az adatok integritását biztosítsák, védjék meg az adatokat és az eszközöket a lopástól vagy az adatvesztéstől.
- A "laissez-faire" (hagyd, hogy elkészüljön) ellenőrzési folyamat biztosítja a felhasználók horizontális és vertikális ismereteinek áramlását.
| | | |
Forrás: Intranet menedzsment modell (Simons, 1995)
Nelson és Todd megvizsgálták a vállalkozások fejlesztéseinek stratégiáit. Azt találták, hogy a szervezetek többsége monopolista menedzselési stratégiát alkalmaz, megpróbálják külső kontrollal és bonyolult elfogadási procedúrával a fejlesztéseket korlátozni. Másik oldalról viszont, ahogy új termékek jelennek meg a piacon, a felhasználók ismeretei bővülnek, a versenykörnyezet is elmozdul, a vállalatok fejlesztései szintén megfelelően fejlődnek. A kutatók az alábbi táblázatban azokat a menedzsment által irányított tevékenységi területeket összegzik, melyek a fejlesztési folyamatok során stratégiai fontosságúak.
| | | Standardok | Technikai — hardver, szoftver és IT standardok Design —- céges arculati előírások Adatmenedzsment — hozzáférés, megbízhatóság, konzisztencia és biztonsági irányvonalak Adathozzáférés —felhasználók által hozzáférhetőadatok támogatása Feladat- és felelősségi körök — olyan irányelvek felvázolása, melyek csökkentik a felhasználók és a rendszergazdák többletmunkáját | | Források kiosztása | Beszerzések jóváhagyása — webes eszközök beszerzési folyamatainak előírása Priorizálás — pl. erőforrás allokáció, fejlesztések megrendelése stb. Eszköz és munkaerő kapacitás — megfelelő erőforrások biztosítása Pénzügyi ellenőrzés — pénzügyi források tervezése, finomítása Audit — tesztelési rendszerek kialakítása | | Alkalmazás-fejlesztés | Tevékenységi körök — világos fejlesztési specifikációk a belső és a külső fejlesztő partnerek számára Szervezeti koordináció — a fejlesztési fázisok szervezeten belüli megosztása Rendszerintegráció — külső és belső fejlesztések technológiai kompatibilitása Tréning és oktatás — Web alapú technológiák oktatása a végfelhasználók számára Konzultáció — folyamatos technológiai támogatás, rendelkezésre állás Fejlesztés — Webes alkalmazások tervezése és fejlesztése Dokumentáció — alkalmazások fejlesztői dokumentációja, felhasználói kézikönyv elkészítése Üzemeltetés — folyamatos működtetés és felügyelet |
Forrás: Intranet menedzsment modell (Simons, 1995)
A túlzott ellenőrzés szinte minden esetben, de különösen a fejlesztés kezdeti stádiumában kudarchoz vezet. A kiegyensúlyozott működtetés alapja a stratégiai, kommunikációs és technológiai irányvonalak - a vállalat minden érintett munkatársa számára - elfogadható meghatározása. A fejlesztés korai fázisában bevont munkatársak a későbbiekben is nagyobb hajlandóságot mutatnak az Intranet bővítésére és rendszeres használatára.
|
